Yleiset toimitusehdot
1. Soveltamisala ja määritelmiä
EastCham Finland kauppakamariyhdistys ry:n (jäljempänä ”EastCham”) yleisiä toimitusehtoja sovelletaan, ellei muusta ole sovittu.
EastCham tuottaa tietoa, tapahtumia, neuvontaa ja muita kansainvälistymis- sekä vienninedistämispalveluja (jäljempänä ”Palvelu”).
Asiakkaalla tarkoitetaan näissä toimitusehdoissa luonnollista tai juridista henkilöä (jäljempänä ”Asiakas”), joka EastChamilta saamansa kirjallisen tarjouksen perusteella antaa tälle Palveluja koskevan toimeksiannon.
2. Palveluita koskevat alustavat tiedot
EastCham antaa Palvelua koskevat alustavat tiedot sitoumuksetta mukaan lukien hankkeen kustannuksista annetut ennakkoarviot. EastCham ilmoittaa hinta-arvioita koskevista olennaisista muutoksista Asiakkaalle viivytyksettä.
3. Tarjous ja tilauksen tekeminen
EastChamin Palvelua koskeva tarjous määrittelee Palvelun sisällön ja Palvelua koskevat yleisistä toimitusehdoista poikkeavat ehdot. Tarjouksessa määritellyt ehdot ovat ensisijaisia suhteessa näihin ehtoihin.
EastCham voi oman harkintansa mukaan asettaa asiakkuudelle erityisiä ehtoja.
Asiakas tilaa palvelun ensisijaisesti kirjallisesti EastChamin osoittamalla tavalla määräpäivään mennessä. EastChamilla on oikeus, mutta ei velvollisuutta, hyväksyä määräpäivän jälkeen tai muutoin kuin kirjallisesti vastaanottamansa tilaukset ja toimeksiannot.
4. Sopimuksen syntyminen
Palvelua koskeva tilaussopimus syntyy EastChamin ja Asiakkaan välille, kun EastCham on vastaanottanut tilauksen ja lähettänyt Asiakkaalle tilausvahvistuksen. Mikäli EastCham on tehnyt Asiakkaalle kirjallisen tarjouksen, syntyy sopimus, kun Asiakas on hyväksynyt tarjouksen kirjallisesti. Tarjoukseen annettu vastaus, johon sisältyy lisäyksiä, rajoituksia tai ehtoja, ei sido suorittajaa, vaan vastaus katsotaan Asiakkaan vastatarjoukseksi.
Myös sähköpostitse toimitetut tilaukset, verkkosivujen kautta tapahtuneet ilmoittautumiset ja tilausvahvistukset sekä muut kirjalliset ilmoitukset EastChamin ja Asiakkaan välillä katsotaan kirjallisesti tehdyiksi. Asiakkaan sitova kirjallinen tilaus voi tapahtua sitä varten laaditulla erillisellä nettilomakkeella, joka voidaan toimittaa EastChamille myös sähköisessä muodossa.
Ilmoittautuminen tulee EastChamia sitovaksi vasta Asiakkaan täyttämän lomakkeen tarkastamisen ja hyväksymisen jälkeen. Asiakkaan ilmoittautumisen hyväksymisestä ilmoitetaan sähköpostilla.
5. Palvelun suunnittelu ja Asiakkaan tiedonantovelvollisuus
EastCham vastaa Palvelun suunnittelusta ja toteutuksesta tarjouksen mukaisesti. Asiakas sitoutuu noudattamaan Palveluja koskevaa suunnitelmaa sen valmistuttua sekä täyttämään mahdolliset Asiakkaan vastuulla olevat tehtävät palvelusuunnitelman mukaisesti.
Asiakkaan vaatimista tilaussopimuksesta ja palvelussuunnitelmasta poikkeavista ylimääräisistä toimeksiannoista ja/tai Asiakkaan pyynnöstä tehdystä ylityöstä on aina sovittava etukäteen kirjallisesti ja määriteltävä EastChamin työstä veloittama lisäpalkkio.
Asiakkaan on luovutettava kaikki Palvelun suunnitteluun, toteutukseen ja raportointiin tarvittavat riittävät ja oikeat tiedot ennalta sovitussa ajassa EastChamille.
6. Palvelun hinta
Hinnat ilmoitetaan euroina ilman arvonlisäveroa, ellei toisin ole nimenomaisesti mainittu. Laskutuksen yhteydessä EastCham perii aina kulloinkin voimassa olevan suuruisen laskutuslisän lisättynä arvonlisäverolla.
EastChamilla on oikeus laskuttaa Asiakasta sovittujen hintojen lisäksi niistä kustannuksista, jotka aiheutuvat:
- Asiakkaan toimittamien tietojen puutteellisuudesta,
- Asiakkaan aiheuttamasta viivästymisestä,
- Asiakkaan myötävaikutusvelvollisuuden laiminlyönnistä
- Asiakkaan vaatimista Tilaussopimuksesta ja Palvelussuunnitelmasta poikkeavista ylimääräisistä toimeksiannoista,
- Asiakkaan pyynnöstä tehdystä ylityöstä,
- Muista Asiakkaan aiheuttamista Palveluun kuulumattomista ylimääräisistä kustannuksista.
- Veroista ja veronluonteisista maksuista sekä valuuttakurssien vaihteluiden aiheuttamista kustannuksista
Mikäli EastCham joutuu maksamaan tilaussopimuksen mukaisesta Palvelusta arvonlisäveroa tai muuta vastaavaa veroa tai veronluontoista maksua, sen nimestä riippumatta, on EastChamilla oikeus laskuttaa kyseinen vero tai maksu Asiakkaalta. EastChamilla on oikeus muuttaa veloitusta ja saada kaikissa tapauksissa Asiakkaalta korvaus niistä mahdollisista lisäsuorituksista, jotka on tehtävä muuttuneen lain tai muiden viranomaismääräysten vuoksi.
Mikäli Palveluun liittyvät kustannukset nousevat valuuttakurssien muutosten vuoksi tilauksen hintatasosta yli viisi prosenttia, on EastChamilla oikeus laskuttaa tästä aiheutuneet lisäkustannukset kokonaisuudessaan Asiakkaalta tarjouksessa tai muutoin määritellyn hinnan lisäksi.
7. Laskutus, maksuehdot ja huomautukset
Asiakas sitoutuu suorittamaan Palvelun hinnan tarjouksessa mainittuna tai EastChamin muutoin ilmoittamana ajankohtana EastChamin lähettämän laskun mukaisesti.
Osapuolten välisen sopimuksen perusteella EastCham voi harkintansa mukaan laskuttaa Asiakkaalta Palvelun hinnan osittain tai kokonaan myös etukäteen. Vienninedistämis- ja kansainvälistysmatkojen osalta voidaan soveltaa 50 % ennakkolaskutusta kaikilta osallistujilta. Mahdollinen ennakkolaskutus tapahtuu viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen. Mahdollisista lisätilauksista lähetetään loppulasku Asiakkaalle matkan jälkeen.
Seminaarien, koulutusten, luentojen ja muiden tilaisuuksien osallistumismaksun laskutus tapahtuu tilaisuuden jälkeen. Valmennusohjelmien ja muiden laajempien kokonaisuksien laskutus voidaan sopia tapahtuvaksi erissä.
EastChamilla on myös oikeus laskuttaa Asiakasta Tilaussopimuksen mukaisista tai muutoin Asiakkaan kanssa sovituista Palveluun liittyvistä hankinnoista (kuten tilavuokra) välittömästi kulun syntyessä.
Maksuaika on 10 vrk netto, ellei osapuolten välillä ole toisin sovittu. Myöhästyneiden maksujen osalta EastChamilla on oikeus laskuttaa Asiakkaalta korkolain mukainen vuotuinen viivästyskorko sekä kohtuulliset perintäkulut.
Mahdolliset huomautukset tulee toimittaa EastChamille kahdeksan päivän kuluessa laskun päiväyksestä.
Mikäli Asiakas laiminlyö maksuvelvoitteensa kokonaan tai osittain, on EastChamilla oikeus keskeyttää toimeksiannon hoitaminen sekä pidättää työn tulokset ja mahdolliset asiakirjat siihen saakka, kunnes Asiakas on suorittanut kaikki erääntyneet maksut. EastCham ilmoittaa toimeksiannon hoitamisen keskeyttämisestä Asiakkaalle kirjallisesti.
8. EastChamin asettamat erityiset ehdot ja Asiakkaan myötävaikutusvelvoite
Asiakkaan on noudatettava Palvelun suunnittelu- ja toteutusvaiheessa EastChamin tai sen edustajan antamia kirjallisia tai suullisia ohjeita.
Asiakas vastaa siitä, että sen toiminta tai edustajat eivät vaaranna EastChamin muiden Asiakkaiden toimintaa tai Palvelun toteuttamista. EastChamilla on oikeus peruuttaa tilaussopimus ja veloittaa Asiakkaalta aiheutuneet kulut, mikäli Asiakas laiminlyö myötävaikutusvelvoitteensa tai muutoin omalla toiminnallaan vaarantaa Palvelun suunnitelman mukaisen toteuttamisen.
9. Pakkaus, kuljetus, esillepano, tapahtumajärjestelyt, vakuuttaminen ja matkajärjestelyt
Ellei Tilaussopimuksessa tai muutoin ole toisin sovittu Asiakas hoitaa omalla kustannuksellaan Palvelun toteutuksessa tarvittavan aineistonsa pakkaamisen, kuljetuksen, tullauksen, esillepanon ja poiskuljettamisen. Ellei Asiakas huolehdi aineistonsa poiskuljettamisesta tapahtumapaikalta, on EastChamilla oikeus suorittaa tämä Asiakkaan kustannuksella ja vastuulla. Asiakas vastaa kaikista Palvelua valmisteltaessa, sen aikana ja sitä purettaessa tapahtuvista vahingoista ja katoamisista.
Asiakas hankkii omalla kustannuksellaan vakuutuksen Palvelun toteutukseen osallistuville edustajilleen, aineistolleen sekä edellä mainittujen pakkauksen, kuljetuksen ja esillepanon toimenpiteille. Asiakkaan tulee itse sopia mahdollisista vakuutusjärjestelyistä.
Asiakas vastaa itse passin, viisumin ja matkalippujen voimassaolosta ja oikeellisuudesta, eikä niiden puuttuminen estä EastChamia laskuttamasta jo tehdystä työstä tai matkan ja/tai Palvelun peruuntumisesta tai siirtymisestä aiheutuneista kustannuksista.
10. Peruutusehdot
Ilmoittautuminen kaikkiin EastChamin tapahtumiin on sitova.
Vienninedistämis- ja kansainvälistymismatkojen ja muiden tapahtumien osalta peruutuksesta viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen veloitamme 50 % osallistumismaksusta. Mikäli peruutusta ei tehdä lainkaan, peritään koko osallistumismaksu. Esteen sattuessa osallistujan voi vaihtaa.
Verkkokoulutusten ja muiden koulutustapahtumien osalta ilmoittautumisen voi perua ilman kustannuksia kaksi päivää ennen tilaisuutta. Jos ilmoittautumista ei ole peruutettu ajoissa, peritään koko osallistumismaksu. Esteen sattuessa osallistujan voi vaihtaa.
Muiden toimeksiantojen osalta osapuolia sitova sopimus syntyy näiden yleisten toimitusehtojen 4. kohdassa mainituin tavoin. Mikäli asiakas peruuttaa tilauksensa osapuolia sitovan sopimuksen syntymisen jälkeen, EastChamilla on oikeus veloittaa 50 % osapuolten välillä sovitusta palvelun hinnasta. Tarjouksessaan EastCham voi esittää tästä poikkeavia peruutusehtoja.
EastChamilla on oikeus laskuttaa tilanvuokrasta ja tarjoilupalveluista aiheutuneet peruutushetkeen mennessä syntyneet kulut.
11. Toimitusehdoista poikkeaminen
Näistä Toimitusehdoista voidaan poiketa vain EastChamin kirjallisella suostumuksella. EastCham voi Palvelukohtaisesti soveltaa Tilaussopimuksissa erikoisehtoja näistä yleisistä ehdoista poiketen. EastChamin tulee saattaa Palvelukohtaiset erikoisehdot Asiakkaan tietoon ennen Tilaussopimuksen syntymistä. Näitä ehtoja sovelletaan siltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa Palvelukohtaisten erikoisehtojen kanssa.
12. Vahingonkorvaus, peruutukset ja tilaussopimuksen purkaminen
Jos Palvelu muusta kuin EastChamin vastuulla olevasta syystä peruuntuu, siihen ei ilmoittaudu EastChamin mielestä riittäväksi katsottavaa määrää Asiakkaita tai siihen osallistumista joudutaan rajoittamaan, on EastChamilla oikeus peruuttaa mainittu Tilaussopimus. EastChamin tulee ilmoittaa peruuntumisesta Asiakkaalle välittömästi peruuntumisperusteen synnyttyä. EastChamilla ei ole velvoitetta maksaa Asiakkaalle korvausta peruuttamisen johdosta.
EastCham pidättää oikeuden tehdä muutoksia tapahtumien ja tilaisuuksien pitopaikkoihin sekä Palvelun sisältämiin markkinointi- ja/tai mainontakanaviin. Näillä muutoksilla ei ole vaikutusta Tilaussopimuksessa määriteltyyn Palvelun hintaan. EastCham ilmoittaa Asiakkaalle mahdollisista muutoksista ilman viivytystä. Ilmoituksen saatuaan Asiakkaalla on oikeus reklamoida muutoksesta viiden päivän määräajassa, minkä jälkeen muutokseen ei voida enää vedota.
Tilaussopimus voidaan toisen osapuolen toimesta purkaa päättymään välittömästi, mikäli toinen osapuoli rikkoo sopimusta olennaisesti eikä korjaa rikkomusta kahden viikon kuluessa kirjallisen purkuvaroituksen saamisesta. Purkuvaroituksen on sisällettävä purku-uhka ja syy purkamiselle. Mikäli sama sopimusrikkomus toistuu myöhemmin, purkuvaroitusta ei tarvitse lähettää. Mikäli on ilmeistä, ettei toinen osapuoli pysty korjaamaan sopimusrikkomusta, voidaan purku suorittaa ilman purkuvaroitusta välittömästi.
Mikäli Asiakas peruuttaa tilauksensa Tilaussopimuksen jo synnyttyä tai jos EastCham purkaa Tilaussopimuksen Asiakkaan sopimusrikkomuksen perusteella, Asiakas on velvollinen suorittamaan EastChamille täyden korvauksen aiheuttamistaan vahingoista, jollaisiksi voidaan lukea esimerkiksi pinta-alavuokrat, suunnittelu- ja toteuttamiskustannukset, matka- ja majoituskustannukset, mahdolliset muut alihankintakustannukset sekä EastChamille henkilökunnan tekemä työ.
Tilauksen peruuttaminen tai purkaminen on Asiakkaan tai EastChamin suoritettava kirjallisesti.
13. Muut vastuut
EastCham toteuttaa Palvelun Tilaussopimuksen mukaisesti.
EastChamin vastuu rajoittuu kaikissa tapauksissa Asiakkaan sille suorittamiin maksuihin.
EastCham tai Asiakas ei vastaa toiselle osapuolelle aiheutuneesta välillisestä vahingosta.
Tämän luvun mukaisia vastuunrajoituksia ei sovelleta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitetta tai loukannut immateriaalioikeuksia. Tällöin vahinkoa kärsineellä sopijapuolella on oikeus korvaukseen myös välillisestä vahingosta.
Vaatimukset EastChamia kohtaan on esitettävä kahden viikon kuluessa Palvelun päättymisestä.
14. Sopimuksen siirtäminen
Asiakkaalla tai EastChamilla ei ole oikeutta siirtää Palveluita koskevaa sopimusta tai siihen liittyviä oikeuksia tai velvollisuuksia kolmannelle ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta.
15. Alihankinta
EastChamilla on oikeus toimeksiantoa suorittaessaan tarvittaessa käyttää Alihankkijoita. EastCham vastaa Alihankkijan työstä kuin omastaan ellei Asiakkaan kanssa kirjallisesti muuta sovita.
16. Immateriaalioikeudet
Tulosaineisto, joka syntyy EastChamin Asiakkaalle toteuttaman Palvelun tuloksena, mukaan lukien tekijänoikeudet edelleenluovutus- ja muunteluoikeuksineen ja muut immateriaalioikeudet kuten myös raportit, selonteot, tekniset, liiketaloudelliset, kaupalliset ja rahoitukselliset selvitykset ja muu dokumentaatio ovat EastChamin omaisuutta, jotka EastCham voi niin halutessaan ja asiakkaansa kanssa näin sovittuaan luovuttaa asiakkaansa omistukseen tai käyttöön.
17. Salassapito ja henkilötietojen käsittely
Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että Palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät Alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä.
Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaiselle tai muulle taholle.
Tässä luvussa tarkoitetut velvoitteet jatkuvat myös Tilaussopimuskauden jälkeen.
18. Force Majeure
Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen Tilaussopimuksen täyttämisen estävä ja Tilaussopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon Tilaussopimusta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Myös EU:n ja Yhdysvaltojen asettamat pakotteet ja niiden laajentaminen EastChamin kohdemaita kohtaan sekä kohdemaiden asettamat vastapakotteet voivat muodostaa Force Majeure -tilanteen.
Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisen esteen takia, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.
Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta toimitukseen.
Kumpikin sopijapuoli saa purkaa Tilaussopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli kolme (3) kuukautta.
19. Oikeuspaikka ja sovellettava laki
Tilaussopimusta ja Palvelua koskevat riidat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin.
Jos Tilaussopimusta ja Palvelua koskeva kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, näiden yleisten toimitusehtojen mukaisista tilaussopimuksista ja palveluista aiheutuvat riidat ratkaistaan lopullisesti yksijäsenisessä välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin välimiesmenettelysääntöjen mukaisesti. Välimiesmenettelyn paikka on Helsinki. Välimiesmenettelyn kieli on suomi ja sovellettava laki on Suomen laki.